In der Praxis werden vermehrt elektronische Rechnungen verwandt. Aus diesem Grund hat das Bayerische Landesamt für Steuern dargestellt, welche Anforderungen an den Kontierungsvermerk auf elektronisch übermittelte Eingangsrechnungen zu stellen sind.
Nach den GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff) muss der Originalzustand eines elektronischen Dokuments jederzeit lesbar gemacht werden können und damit prüfbar sein. Werden die Dokumente bearbeitet oder verändert (beispielsweise durch das Anbringen von Buchungsvermerken) ist dies zu protokollieren und mit dem Dokument abzuspeichern.
Beachten Sie: Aus der Verfahrensdokumentation muss ersichtlich sein, wie die elektronischen Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden.
Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung, zum Ordnungskriterium für die Ablage und zum Buchungsdatum zwingend erforderlich. Anders als beim Papierbeleg – bei dem diese Angaben auf dem Beleg angebracht werden müssen – können sie bei einem elektronischen Beleg dagegen auch durch die Verbindung mit einem Datensatz, mit den genannten Angaben zur Kontierung oder durch eine elektronische Verknüpfung (z. B. eindeutiger Index, Barcode) erfolgen.
Quelle | Bayerisches Landesamt für Steuern, Verfügung vom 20.1.2017, S 0316.1.1-5/3 St42; GoBD: BMF, Schreiben vom 14.11.2014, IV A 4 - S 0316/13/10003